À propos de La Firme
La Firmeest un regroupement de d’architectes, de designers et d’entrepreneurs. Nous sommes créatifs, curieux et rigoureux. Nous réalisons des projets sur mesure d’architecture résidentielle et corporative, de création de mobilier et d’image de marque. Qu’il s’agisse d’un duplex ou d’un chalet, d’un bureau ou d’un restaurant, d’une lampe ou d’un canapé, d’une carte de visite ou d’une identité visuelle complète, toutes nos réalisations allient un raffinement technique et esthétique. Nous offrons un service clé en main et prenons en charge l’ensemble des étapes d’un projet, peu importe son échelle. Du choix d’une matière à celui d’un fournisseur, toutes nos décisions sont prises selon des considérations écologiques, économiques et humaines.
__________________________________________________________________________________
Le rôle
Nous cherchons un·e adjoint·e à l’administration et à la comptabilité pour offrir un soutien structurant à notre équipe de direction, nos chargés de projets, et notre comptabilité. Ce rôle est clé dans la fluidité quotidienne des opérations.
__________________________________________________________________________________
Responsabilités principales
Administration & comptabilité
- Traitement de la paie (EmployeurD)
- Classement des rapports, relevés, et documents
- Rapprochements, écritures et suivis comptables (QuickBooks)
- Traitement des factures (DEXT et Airtable)
- Suivi des paiements (comptes à payer et à recevoir)
- Rapports financiers mensuels
- Production et suivi du budget annuel
- Production et paiement des déclarations fiscales (TPS, TVQ, DAS, feuillets)
Suivi des projets & facturation
- Préparation et envoi des factures clients
- Création des projets (Harvest, Airtable, QuickBooks)
- Mise à jour des registres de dépôts et budgets
Ressources humaines & coordination
- Gestion des profils EmployeurD (embauche, cessation, banques d’heures)
- Organisation des horaires de paie et vérification des banques d’heures
- Mise à jour des contrats et suivis annuels des employés
- Gestion de la boîte courriel info@lafirme.ca (candidatures, offres, communications)
- Gestion de la boîte courriel admin@lafirme.ca
Outils et documentation
- Mise à jour des bases de données, contacts et ressources
- Amélioration continue des outils internes (ex. Airtable)
- Soutien au développement d’un portail client et outils RH
- Classement et archivage des fichiers (Dropbox)
Compétences recherchées
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Capacité à gérer plusieurs projets et tâches simultanément
- Excellentes compétences en communication (français et anglais)
- Bonne gestion du stress et des priorités
- Souci du détail, fiabilité et discrétion
- Facilité à travailler dans un environnement numérique et évolutif
__________________________________________________________________________________
Exigences
- DEC ou BAC en administration, comptabilité ou équivalent
- Minimum 4 ans d’expérience dans un rôle similaire
- Maîtrise des outils suivants : QuickBooks, Dext, Harvest, Google Workspace
- Expérience avec Airtable (atout)
- Connaissance du domaine de la architecture, design et construction (atout)
- Permis de conduire (atout)
__________________________________________________________________________________
Conditions de travail
- Poste temps plein: entre 30 et 35 heures/semaine (à discuter)
- Horaires flexibles
- Possibilité de télétravail occasionnel
- Équipe passionnée, dynamique et humaine