Chez TOCADO XM, on est une petite agence avec de grands projets et une équipe aussi fun qu’efficace. On cherche notre perle rare, celle ou celui qui deviendra le cœur battant de notre quotidien et de nos événements.
Ton rôle ?
On cherche quelqu’un capable de faciliter le lien entre les équipes et départements, d’assurer le bon déroulement des opérations administratives et de veiller à ce que tout roule sans accroc. Une personne chaleureuse sur laquelle on peut compter, un ninja de l’organisation qui a le bonheur de ses collègues à coeur.
Le/la titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de l'agence et son travail est segmenté en 2 volets :
- Support administratif
- Support aux opérations/logistique/charge de projet
Ton quotidien?
Volet support administratif (50% de la charge de travail)
- Mettre à jour des outils de l’agence : système de gestion de projet, CRM, système de comptabilité, site web, présentations et réseaux sociaux
- Préparer les devis/factures et les envoyer aux clients
- Suivre les comptes payables et recevables
- Rédiger et corriger les textes, courriels, ententes, offres, rapports
- Assurer le bon fonctionnement du bureau (responsable entrepôt, papeterie, bureau, espaces de travail, IT, etc.)
- Organiser des activités internes (party de Noël, meeting annuel, etc.)
Volet support aux opérations/chargés de projets (50% de la charge de travail)
- Assurer l’embauche et la gestion de personnel événementiel (rédaction offres d’emploi, embauche, formation, suivis, horaire, comptabilité, bottin)
- Rechercher des fournisseurs sur les différents projets
- Effectuer des commandes/achats de matériel nécessaire
- Effectuer les tâches associées à la réalisation des événements (logistique, facturation, suivi avec les fournisseurs et partenaires, etc.)
- Effectuer des réservations nécessaires à nos activités (fournisseurs, hôtels, camions, avions)
- Participer aux brainstorms d’équipe
- Lors d'évènements: assurer le bon déroulement des campagnes promotionnelles terrain (fournisseurs et partenaires), gérer les accréditations, répondre aux besoins des directeur/trices de production, gérer le bureau de production.
- Préparer et rédiger les rapports post événement
Habiletés et compétences requises
- BAC en marketing, communications ou domaines reliés
- Maîtrise du logiciel de gestion de projet et comptabilité ZOHO
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (particulièrement Outlook, SharePoint, Excel et PowerPoint)
- Maîtrise de Wordpress et systèmes de gestion des médias sociaux
- Parfaitement bilingue, en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. D’excellentes aptitudes de rédaction en français sont exigées
- Précision, concision, organisation et soucis du détail
- Autonomie, agilité
- Gestion du temps exemplaire
- Expérience sur le terrain en tant qu’ambassadeur ou chef d’équipe – un atout
- Disponible à travailler un horaire non-standard ponctuellement (soir et weekend)
- Disponible pour déplacements au besoin, doit posséder une voiture et permis de conduire valide