TA MISSION
En œuvrant au sein de l'équipe Formats, tu auras comme mandat principal d’offrir un soutien aux Producteur.trices et aux Producteur.trices délégué.es ainsi qu’à toute l’équipe du projet en effectuant les suivis des projets de la conception à l’opération, incluant les tâches administratives, la logistique, la documentation, la communication, etc. Afin d’assurer une qualité maximale du produit fini, tu devras synchroniser le processus de création et de production en mobilisant au bon moment les différentes ressources impliquées et en assurant la liaison entre tous les intervenants.
TON ÉQUIPE
Faire partie de l’équipe Formats, c’est explorer de nouvelles formes d'expérience multimédia dans des sites uniques. C’est participer à la création de nouveaux modèles de divertissement innovants qui se déploient à travers le monde.
Fonctions et responsabilités
- Assurer la coordination entre les départements de contenu, innovation, interactif et environnement ;
- Planifier et organiser les activités et les rencontres liées à la mise en place du projet ;
- Offrir un support administratif à toute l’équipe du projet ;
- Assurer une bonne documentation du projet (prise de notes, archivage, etc.) ;
- Aider à la mise à jour de plusieurs outils (budget, échéancier, etc.) ;
- Contribuer à améliorer les processus existants, élaborer et communiquer les nouveaux outils de gestion aux personnes concernées ;
- Préparer les contrats destinés aux pigistes et aux fournisseurs à partir de modèles ;
- Faire le suivi des communications avec les employés, clients, fournisseurs, collaborateurs, pigistes et intervenants ;
- Assister l’équipe avec les différentes tâches reliées à la comptabilité (comptes de dépense, facturation, etc.) ;
- Assurer la gestion efficace de la répartition du travail ainsi que les banques d’heures allouées aux projets de façon à respecter les enveloppes budgétaires ;
- Planifier et organiser les voyages et déplacements de l’équipe de projet, et préparer les documents y afférant (i.e. documents de voyage, Ical, Visa/B1, Carnet ATA, etc.) ;
- Assurer les tâches relatives à la fermeture du projet, selon les besoins: archivage des données, post-mortem, collecte d’éléments graphiques pour la banque interne et informations nécessaires à la communication du projet ;
- Exécuter les demandes ponctuelles des Producteurs.trices et Producteurs.trices délégués.es ;
- Supporter les Producteurs.trices dans leur développement des affaires.
Ton parcours contient
- Formation collégiale (DEC) ou baccalauréat en communication, en gestion de projets, en arts visuels et/ou toute autre expérience connexe ;
- 2 à 3 ans d'expérience dans un poste de coordination et/ou gestion de projet ;
- Maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit (tu communiqueras régulièrement avec des clients anglophones dans ce rôle) ;
- Maîtrise des logiciels de la suite iWork, Office et Google Workspace ;
- Expérience de travail dans un milieu artistique en relation avec un domaine d’activité de Moment Factory: environnements multimédias, production audiovisuelle, architecture, événementiel, etc.
Tes qualités
- Autonomie, initiative, rigueur, capacité d’adaptation et fortes habiletés organisationnelles ;
- Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression et en équipe ;
- Souci du détail, bonne gestion des priorités et débrouillardise ;
- Bonnes aptitudes de communication et du service à la clientèle ;
- Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives.
Conditions de travail spécifiques
- Horaire de travail flexible ;
- Travail occasionnel sur la route.
Si tu corresponds à ce poste, nous t’invitons à soumettre ta candidature dès maintenant. Nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire ta connaissance !