L'équipe d'Aide aux Trans du Québec est à la recherche d'un·e adjoint·e administratif·ve, pour une durée déterminée, qui sera responsable d’assister la direction générale dans la mise en œuvre d’un projet de refonte administrative et technologique.
DESCRIPTION DU RÔLE
En étroite collaboration avec la direction générale, l’adjoint·e administratif·ve veillera à la mise en œuvre d’un projet de refonte administrative et technologique portant sur la modernisation du site Web, du système de messagerie électronique et des communications de l’organisation. Les objectifs à atteindre seront établis par la direction générale et ils seront réévalués en fonction de l’avancement du projet. L’adjoint·e administratif·ve effectuera toutes tâches administratives requises pour le bon déroulement des opérations de l’organisation durant la mise en œuvre du projet.
Si vous souhaitez travailler dans un milieu bienveillant et inclusif, que vous cherchez un travail stimulant et que vous désirez mettre vos connaissances au profit d’une cause sociale, ce poste est pour vous!
DESCRIPTION DES TÂCHES
- Participer à l’élaboration d’un plan de projet détaillé et à l’élaboration d’un échéancier;
- Effectuer des demandes de devis auprès d’entreprises spécialisées en informatique et en développement Web;
- Assurer un suivi auprès des différent.e.s collaborateur·rice·s impliqué·e·s dans le projet;
- Rédiger des rapports sommaires et divers documents administratifs;
- Créer des gabarits de documents normatifs et administratifs;
- Participer à l’élaboration et à la maintenance d’un nouveau système de classement des documents numériques et physiques;
- Organiser et planifier des rendez-vous, en présentiel ou virtuel;
- Participer à des réunions et, au besoin, rédiger des comptes rendus;
- Répondre ou rediriger des appels et des courriels;
- Participer à la gestion courante des médias sociaux de l’organisation (Instagram, Facebook, infolettre, etc.);
- Toutes autres tâches connexes aux fonctions d’adjoint·e administratif·ve.
COMPÉTENCES ET EXIGENCES
- Détenir un diplôme ou une expérience pertinente relative à l’emploi (types de profil recherché : administration, secrétariat, techniques de l'informatique, communications);
- Excellente maîtrise orale et écrite du français;
- Maîtrise orale et écrite de l'anglais, un atout;
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et du service de messagerie électronique Gmail;
- Maîtrise de l’outil de création graphique Canva, un atout;
- Connaissance des systèmes et des procédures administratives, un atout;
- Expérience en milieu communautaire, un atout;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Attention aux détails, minutie et rigueur;
- Polyvalence et autonomie;
- Aptitude à travailler dans un environnement en constante évolution;
- Partager la mission et les valeurs de l’organisation.
Aide aux Trans du Québec valorise l’expérience acquise par le travail non rémunéré, comme le bénévolat, et invite les personnes au parcours professionnel atypique intéressées par ce poste à poser leur candidature.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Contrat à durée déterminée débutant le 5 septembre 2023 (ou dès que possible) et prenant fin le 30 juin 2024;
- Formule hybride, selon les besoins de l’organisation (à notre bureau à Montréal et en télétravail);
- Ordinateur portable fourni pour la durée du contrat;
- 2 semaines de congés payés, à date fixe, soit du 25 décembre 2023 au 5 janvier 2024 inclusivement;
- 2 journées maladies pour la durée du contrat;
- Horaire flexible, adapté à la réalité d'aujourd'hui;
- 32h à 35h/semaine (à discuter);
- 22 $/h.
POUR POSTULER
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, au plus tard le 20 août 2023 via le formulaire. Les candidatures seront évaluées dès leur réception. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.
Les entrevues auront lieu durant la semaine du 21 août 2023, à notre bureau, à Montréal.
Dans un souci de cohérence avec notre mission et nos valeurs, les personnes issues de la pluralité des genres ainsi que les personnes issues de groupes sous-représentés sont fortement encouragées à soumettre leur candidature. Aucune question ne vous sera posée à ce sujet lors du processus d’embauche, mais nous vous encourageons à mettre de l’avant votre expérience dans votre lettre de présentation.