Poste contractuel à temps plein
Durée: 12 mois avec possibilité de renouvellement
Éducaloi
Éducaloi est un organisme sans but lucratif, actif au Québec depuis plus de 13 ans. Sa mission est de permettre aux citoyens de mieux comprendre leurs droits et obligations.
Éducaloi est reconnu à travers le Canada pour être un chef de file en matière d’information et d’éducation juridiques, simples et accessibles. Éducaloi est aussi appelé à agir comme consultant auprès d’organisations soucieuses d’utiliser un langage clair dans leurs communications ou leurs documentations juridiques.
Les bureaux d’Éducaloi sont situés dans le Vieux-Montréal.
Mandat
Éducaloi est à la recherche de nouveaux talents afin de compléter son équipe de professionnels créatifs et passionnés par les communications juridiques. La personne recherchée sera amenée à soutenir les membres de l’équipe à différents niveaux :
- Assister la direction générale dans la gestion des affaires de l’organisation en matière de ressources humaines, financières, corporatives et matérielles ;
- Soutenir au niveau logistique l’équipe de professionnels de l’organisation ;
- Répondre aux demandes externes.
Plus spécifiquement, le coordonnateur aux opérations aura principalement les fonctions et responsabilités suivantes :
- Assister la direction dans les fonctions et responsabilités de gouvernance :
- Planifier et organiser les réunions du Conseil d’administration et du Comité exécutif, ainsi que l’Assemblée générale annuelle ;
- Rédiger les procès-verbaux et les résolutions ;
- Conserver et tenir à jour les registres de procès-verbaux, résolutions et autres documents corporatifs de l’organisation ;
- Répondre aux demandes des membres du Conseil ;
- Assumer les responsabilités de gestion des besoins logistiques et matérielles de l’organisation :
- Planifier et assurer la gestion d’inventaire et de matériel répondant aux besoins de l’équipe ;
- Apporter son soutien à l'équipe dans le développement et la réalisation de projets d’information et d’éducation juridiques auprès de clientèles variées, et dans les fonctions de conseil auprès de nos clients ;
- Coordonner, ou assister les membres de l’équipe à la coordination d’événements spéciaux ;
- Traiter et produire la correspondance d’affaires et assurer les suivis requis ;
- Effectuer d’autres tâches connexes de bureau (gestion du courrier, des documents physiques et de l’arborescence virtuelle, mise en page de documents, mise à jour de la liste de contacts…) ;
- Gérer avec professionnalisme le service à la clientèle de l’organisation :
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques ;
- Accueillir les visiteurs et assurer la présence à la réception ;
- Effectuer les recherches nécessaires pour répondre adéquatement aux demandes d’information du public ;
- Assurer la coordination des relations avec les partenaires institutionnels de l’organisation et les instances gouvernementales ;
- Assurer le suivi et les communications avec les gestionnaires de l’édifice ;
- Assister la directrice générale adjointe dans la gestion des ressources humaines :
- Assumer la responsabilité du système de gestion de temps ;
- Procurer le soutien nécessaire au recrutement et à la fin d’emploi ;
- Garder à jour les dossiers des employés, physique et électronique ;
- Coordonner, auprès des universités, le recrutement des stagiaires ;
- Faire la recherche, le développement et la liaison avec les organismes subventionnaires relativement aux besoins RH (formation, recrutement…)
- Assurer la veille et le suivi sur les obligations légales de l’organisation (formation, CSST, équité salariale…);
- Seconder l’organisation des réunions d’équipe (préparatifs et suivis) ;
- Gérer les présences et absences des membres de l’équipe ;
- Assurer le paiement et les suivis reliés aux cotisations professionnelles des membres de l’équipe (départ, arrivée, renouvellement) ;
- Réfléchir et proposer à la direction de nouvelles méthodes de travail efficaces à implanter au soutien de l’équipe ;
- Assurer en tout temps un souci et un respect des obligations de confidentialité de l’employeur ;
- Assister l’équipe et la direction dans la saine gestion financière de l’organisation:
- Faire le lien avec les services comptables (feuilles de temps, paie, chèques, dossiers RH…)
- Effectuer la saisie des notes de frais de la direction, et des demandes d’achats et de paiements ;
- Vérifier et faire le suivi des comptes de dépenses de l’équipe, de la facturation, des comptes à payer et à recevoir ;
- Assurer la conciliation bancaire ;
- Rechercher les opportunités de financement, de subventions, de crédits d’impôts ou autres permettant une aide financière à l’organisation.
Qualités recherchées :
- Sens de l’organisation du travail très développé ;
- Professionnalisme, rigueur et minutie ;
- Habileté à communiquer clairement avec différents intervenants, internes et externes (employés, fournisseurs, clients, partenaires institutionnels et autorités gouvernementales) ;
- Dynamisme, entregent et calme ;
- Autonomie, esprit d’initiative et polyvalence ;
- Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.
Exigences :
- Formation dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, ressources humaines, communications…) –baccalauréat un atout ;
- 3 à 5 années d’expérience pertinente ;
- Grande facilité et plaisir à travailler en équipe et auprès de la clientèle, dans un environnement parfois sous pression ;
- Capacité à solutionner efficacement et rapidement les défis, à réaliser un travail de qualité sous échéancier serré, et à initier des processus de travail efficients ;
- Excellentes connaissances des logiciels de la suite MS-Office (Word, Powerpoint, Excel, Outlook et la gestion de tâches) –maîtrise de la suite Adobe (Acrobat, inDesign, PhotoShop, Illustrator) un atout ;
- Maîtrise parfaite du français et bonne connaissance de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Votre CV doit être accompagné d’une lettre de présentation répondant à la question suivante : Selon vous, quels sont les défis que vous pourriez rencontrer à titre de coordonnateur aux opérations chez Éducaloi?
Prière de postuler d’ici le 3 novembre 2013 à 17h, en nous faisant parvenir votre dossier à recrutement@educaloi.qc.ca.
Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.