DESCRIPTION GÉNÉRALE

L’Assistant Exécutif doit avoir une compréhension extensive de l’organisation, de ses acteurs internes comme externes, ainsi que de ses objectifs et de sa mission. Cette position requiert également des compétences informatiques avancées.

Les dirigeants devront pouvoir compter sur l’Assistant Exécutif et avoir confiance en sa capacité à gérer les projets en leur absence. Un bon Assistant Exécutif saura faire preuve de discrétion et de confidentialité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Produire de l’information (transcription, traduction (Français/Anglais), formatage, recherche, édition, récupération, copie et transmission de textes, de données et de graphiques)
  • Faire gagner du temps aux dirigeants en lisant, classifiant et transmettant le courrier, en réalisant des ébauches de lettres et de document, en collectant et en analysant l’information et en organisant les télécommunications
  • Filtrer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements avec tact et professionnalisme
  • Gérer les rendez-vous professionnels ou personnels des dirigeants en organisant des réunions, des conférences, des téléconférences et des déplacements
  • Organiser les voyages professionnels (visas, logement) et participer occasionnellement à ces voyages pour prendre des notes pendant les réunions ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations
  • Représenter les dirigeants en assistant aux réunions en leur absence et fournir une transcription détaillée de ces réunions
  • Accueillir les invités et les clients (en personne ou au téléphone) et en traiter ou en rediriger leurs requêtes
  • Entretenir les relations avec les clients et protéger le département des opérations en respectant la confidentialité des informations
  • Mener à bien des projets en distribuant des tâches au personnel administratif et en effectuant un suivi régulier jusqu’à l’obtention des résultats
  • Préparer des rapports en collectant et en analysant l’information
  • Contribuer à l’effort d’équipe en accomplissant des tâches aux moments opportuns
  • Faire des recherches documentaires de fond et en présenter les résultats
  • Produire des documents, des briefs, des rapports et des présentations
  • S’assurer que les dirigeants sont bien préparés pour leurs réunions
  • Établir des connexions entre les clients, les fournisseurs et les employés
  • Accomplir d’autres tâches ad hoc données par les dirigeants

En plus d’apporter un soutien aux dirigeants et à leurs équipes respectives, l’Assistant Exécutif endossera des responsabilités qui lui seront propres. En effet, le rôle de l’Assistant Exécutif pourra être élargi et inclure les éléments suivants :

  • Mener à bien des projets spécifiques ou endosser de nouvelles responsabilités
  • Organiser et veiller au bon déroulement d’évènements pour l’organisation
  • Remplacer un manager : prendre des décisions et déléguer du travail en l’absence d’un manager

 Expérience Professionnelle

  • 3 années d’expérience minimum dans un rôle similaire, de préférence dans l’industrie du numérique

Parcours Académique

Baccalauréat dans un domaine en lien avec le poste (une combinaison d’études et d’expérience pourra être considérée)

 Compétences et Qualités Requises 

  • Excellente organisation
  • Goût pour la planification
  • Expérience dans la préparation de voyages d’affaires
  • Bonne gestion du temps
  • Capacités rédactionnelles
  • Qualités de présentation
  • Bonne expression orale
  • Maîtrise de Microsoft Office

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GENERAL DESCRIPTION

The ideal candidate will play a dual role of Executive and Personal Assistant for iProspect’s Executives. The Assistant’s focus is to support the Executives to make the best use of their time, by handling numerous business, personal and administrative tasks, allowing them to focus on the management and growth of the business. The EA will need to always be thinking 3 steps ahead. This role also requires flexibility, excellent interpersonal skills, good presentation, project coordination experience, and the ability to work well with all levels of internal management and staff, as well as outside clients and vendors.

 The EA needs an extensive comprehension of the organization, featuring internal and external key personnel, and understand the organization’s aims and objectives. The role also requires strong computer and internet research skills. 

The Executives will rely heavily on the EA, trusting that work will be handled efficiently in their absence. Discretion and confidentiality are therefore essential attributes for a successful Executive Assistant.

 KEY ACCOUNTABILITIES

  • Produces information by transcribing, formatting, inputting, editing, retrieving, copying, and transmitting text, data, and graphics
  • Saves the executives’ time by reading, researching, and routing correspondence, drafting letters and documents, collecting and analyzing information, and by initiating telecommunications
  • Screens phone calls, enquiries and requests, and handling them when appropriate
  • Maintains executives' appointment schedules (professional and/or personal) by planning and scheduling meetings, conferences, teleconferences, and travels
  • Arranges travels, visas and accommodations and, occasionally, travels with the Executive(s) to take notes or dictation at meetings or to provide general assistance during presentations
  • Represents the executive by attending meetings in the executives’ absence, providing the executives with meeting minutes
  • Welcomes guests and customers by greeting them, in person or on the telephone, answering or directing inquiries
  • Maintains customer confidence and protects operations by keeping information confidential
  • Completes projects by dispatching work to clerical staff and following up on results
  • Prepares reports by collecting and analyzing information
  • Contributes to team effort by accomplishing related results as needed
  • Carries out background research and presents findings
  • Produces documents, briefing papers, reports and presentations
  • Ensures that the Executive(s) is/are well prepared for meetings
  • Establishes liaisons with clients, suppliers and other staff members
  • An any other ad hoc tasks given by the Executives 

In addition to supporting the Executives, their respective team and departments, the Executive Assistant also has his/her own personal workload and responsibilities. The scope of the EA's role can be extensive and additional duties may include:

 Carrying out specific projects, research and/or responsibilities

  • Planning and managing events for the organization
  • Deputizing for the manager: making decisions and delegating work to others in the manager's absence 

Professional Experience

  • 3+ years of experience in a similar position, preferably in the digital industry’s face pace environment.

 Academic Training

Bachelor’s degree level in a relevant domain (relevant combination of degree and experience will be considered) 

Required Skills and Qualifications: 

  • Organization
  • Scheduling
  • Travel Logistics
  • Time Management
  • Writing Skills
  • Presentation Skills
  • Verbal Communication
  • Microsoft Office Skills
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