Description du poste :
Relevant du directeur général de l’entreprise, la personne en poste sera responsable de la gestion administrative du bureau des deux principaux dirigeants de l’organisation. Pour ce faire, le titulaire de ce poste devra gérer de façon optimale l’agenda ainsi que toutes les correspondances des deux gestionnaires en fonction des priorités à court et long terme établies avec ces derniers. Les principales responsabilités associées à ce poste incluront les communications quotidiennes avec tous les membres de l’équipe de gestion de l’entreprise en fonction des objectifs et/ou tâches à accomplir telles que déterminées par les deux dirigeants de la corporation. Grâce à de solides habiletés de communication, le candidat saura obtenir la collaboration des gens avec qui il devra interagir sur une base quotidienne en démontrant une compréhension approfondie de leurs réalités et des priorités.
Principales responsabilités :
- Gestion de l’agenda des deux principaux dirigeants de l’entreprise;
- Réaliser les tâches et suivi nécessaires en fonction de la planification des deux principaux dirigeants de l’entreprise;
- Filtrer et prioriser tous les appels téléphoniques, la correspondance et les requêtes adressées aux deux dirigeants;
- Planifier et céduler des différents événements rattachés aux calendriers des deux principaux dirigeants;
- Assister les réunions du comité de gestion en rédigeant les minutes et en assurer le suivi;
- Effectuer la rédaction de différents documents officiels autant en français qu’en anglais et coordonner la distribution lorsque nécessaire;
- Supporter les deux principaux dirigeants de l’organisation dans la préparation de différentes présentations / allocutions qu’ils doivent réaliser;
- Mettre en place et/ou optimiser des systèmes de classement numérique et papier des deux dirigeants;
- Organiser, planifier et céduler les voyages ainsi que les déplacements;
- Réaliser de façon autonome et professionnelle les tâches et projets qui lui sont directement confiés;
- Réaliser le travail général de bureau ainsi que le soutien administratif;
- Monter des rapports financiers et concilier les comptes de dépenses.
Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.
Diplôme/formation académique requise :
Diplôme d’étude collégial (DEC) en bureautique, secrétariat ou tout autre domaine pertinent ou expérience équivalente.
Expérience spécifique requise :
- Expérience de travail dans un poste similaire en soutien à un président ou membre de la haute direction d’une entreprise;
- Huit (8) à dix (10) ans d’expérience dans un poste similaire en soutien à la haute direction;
Exigences et compétences requises :
- Solides habiletés de communication et de collaboration interpersonnelle;
- Réalisation concrètes démontrées dans l’utilisation d’outils informatiques tels que la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais;
- Excellente maîtrise de la grammaire française;
- Très bonnes habiletés d’organisation et de planification;
- Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et des échéances multiples.
Qualités personnelles recherchées :
- Être orienté vers l’action et l’atteinte des résultats;
- Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau;
- Sens de l’autonomie et de l’initiative pou réaliser de façon proactive les tâches et projets qui lui seront confiés;
- Sens marqué pour la gestion des priorités, la flexibilité, la discrétion ainsi que la confidentialité;
- Préférence pour la collaboration avec une équipe multidisciplinaire.