QUI SOMMES-NOUS ?
Softitler Canada / Deluxe Digital Studios est le chef de file en matière de sous-titrage, de sous-titres pour malentendants et de traduction pour les principaux studios de cinéma, les festivals de films, les émissions et les réseaux câblés. Nos bureaux sont situés dans 5 pays différents et nous travaillons pour les plus grands studios hollywoodiens et entreprises de production cinématographique. Nous recherchons actuellement un administrateur ou une administratrice de bureau bilingue.
QUI RECHERCHONS-NOUS ?
Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne dynamique et avenante pour le poste d’administrateur / administratrice de bureau bilingue. Cette personne doit être de contact facile au téléphone et de vive voix, avoir un sens exceptionnel de l’organisation, pouvoir prendre des initiatives et être familière avec les ordinateurs. L’administrateur ou l’administratrice de bureau joue un rôle clé dans l’entreprise, puisqu’il / elle est le premier point de contact du personnel et des visiteurs.
Principales tâches à effectuer :
• S’assurer que tout fonctionne dans les bureaux et que les employés peuvent travailler correctement;
• Mettre en place et garantir le respect des politiques et des directives de l’entreprise, tout en s’assurant que les systèmes de suivi et de reporting sont opérationnels et répondent aux exigences de l’entreprise;
• Garantir la sécurité des employés grâce à la diffusion et à la coordination des politiques de santé et de sécurité au travail, et assurer la protection des matériaux et des données des clients.
Responsabilités majeures :
Gestion des bureaux de Montréal :
• Établissement de contrats avec les fournisseurs de l’entreprise;
• Inventaire et approvisionnement en fournitures de bureau, en s’assurant que les employés disposent des fournitures dont ils ont besoin (y compris les ustensiles de cuisine), passage de commandes chaque mois ou dès que nécessaire;
• Relation avec les responsables de l’entretien des bureaux;
• Gestion de l’inventaire;
• L’administrateur ou l’administratrice de bureau est responsable de la création et de la maintenance des bases de données, des enregistrements et des autres documents;
• Préparation des réunions (organisation des buffets, agencement de la salle, etc.).
Gestion de la sécurité :
• Création et mise en place des politiques de sécurité et de l’entreprise tout en y apportant des améliorations ou des modifications si nécessaire;
• Direction de l’équipe chargée de la sécurité;
• Préparation des audits de conformité (CDSA, etc.);
• L’administrateur ou l’administratrice de bureau est responsable des systèmes de sécurité: il ou elle doit créer des nouveaux utilisateurs, distribuer les badges, vérifier que tous les employés ont toujours leur badge avec eux, et être le référent en cas de violation des politiques de sécurité;
• Création, mise à jour et mise en application des procédures d’urgence.
Gestion des voyages :
• Coopération avec les partenaires de voyage, notamment les compagnies aériennes et les hôtels, afin d’effectuer les réservations et établir les plannings;
• Gestion du budget des voyages.
Logistique :
• Contrôle de l’inventaire de la chambre forte;
• Prise en charge des questions logistiques liées aux services postaux.
Visiteurs :
• Prise des appels et accueil des visiteurs;
• Gestion de l’accès des visiteurs et distribution de badges si nécessaire, conformément aux règles de sécurité.
Comité d’entreprise :
• Planification des événements internes en s’assurant qu’ils s’accordent avec les besoins de l’entreprise;
• Intégration des nouveaux employés de manière créative et innovante.
Formation, expérience et compétences :
• Diplôme en bureautique, administration des affaires ou équivalent ;
• Expérience de trois ans minimum en tant qu’agent administratif ou équivalent ;
• Bonne maîtrise de l’informatique, et excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)
• Solide expérience en saisie de données et bon sens de l’organisation
• Langue maternelle : français; anglais courant
• Bonne communication écrite et orale
Nous offrons un programme complet et concurrentiel d’avantages sociaux tel que REER, plan médical et dentaire, programme de remboursement des frais de scolarité et beaucoup d’opportunités d’avancement. Notre équipe, jeune et dynamique, provient des quatre coins du monde. Deluxe Media/ Softitler Canada est situé dans le centre-ville de Montréal (métro McGill). Si vous souhaitez faire votre marque et travailler dans un environnement stimulant, faites-nous signe !
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WHO WE ARE:
Softitler Canada/Deluxe Media is a leading provider of quality subtitling, closed captioning and translation services for major motion pictures studios, film festivals, broadcast and cable networks. We have offices in 5 countries worldwide and our clients are some of the largest studios and production companies in Hollywood. We currently have a great opportunity available for a Bilingual Office Administrator.
WHO WE’RE LOOKING FOR:
We are currently looking for an energetic individual who is friendly and possesses the following skills: excellent telephone and people skills, outstanding organizational skills, self-starter and computer literate to fill the role of Bilingual Office Administrator. As a first point of contact, the Office Administrator position is a highly visible role, both with internal staff and external visitors.
Main Operating Duties:
• Ensure the office runs smoothly in order for all employees to be able to perform their duties
• Implement and maintain applicable corporate policies and directives and ensure tracking/reporting systems are operational and meet corporate requirements
• Ensure safety of employees through the promotion and coordination of OH&S policies and ensure security of client assets
Key Responsibilities and Accountabilities:
Montreal Office Space Management:
• Responsible for contracting office suppliers
• In charge of inventory and ordering of office supplies by ensuring required office supplies are in stock including office/kitchen supplies and placement of orders on a monthly basis or when required
• Manage building manager and vendor relations related to office space
• Maintain office inventory
• Verify the creation and maintenance of databases, records, and/or other documents
• Assist with meeting preparation (catering, meeting room layout, etc.)
Security & Safety Management:
• Design and implement all safety/office policies and procedures as well as improve or amend them as needed within compliance
• Lead Security Team
• Prepare for compliance audits (CDSA, etc.)
• Responsible for the security system: set up new users, distribute pass cards, ensure all employees have their passes at all times and act as contact person for security breaches
• Create, maintain, and ensure compliance with emergency procedures
Travel management:
• Liaise with travel partners, including airlines and hotels, to manage bookings and schedules
• Manage travel budgets
Logistics:
• Closely monitor Vault inventory activity
• Coordinate with shipping logistical matters related to courier services
Visitor Management:
• Answer incoming calls and greet visitors
• Monitor visitor access and issue passes when required as per security standards
Social committee:
• Plan corporate events and ensure they comply with business needs
• Find creative ways of ensuring integration of new employees
• Contributes to orientation of new employees by providing training on the security system and emergency procedures, and conducting office ergonomics presentation
Education, Experience and Competencies:
• College degree in Office Administration, Office Systems Technology, Business Administration or equivalent
• Minimum of 3 year in an administrative or a similar role
• Computer oriented, excellent knowledge of MS Office Suite (Word, Excel, Power Point)
• Strong data entry and organizational skills
• French mother tongue, fluent in English
• Strong verbal and written communication skills
We offer a competitive compensation package: a contributory RRSP plan, generous health and dental benefits, a tuition reimbursement program and a lot of opportunity for growth. Our dedicated team is young and dynamic and come from a variety of backgrounds. Softitler Canada/Deluxe Media is located in the heart of downtown (metro McGill). If you have the drive and the desire to work in a challenging and exciting environment, then we would like to hear from you.