Lors de la planification d’un événement, le choix du lieu est une décision cruciale. Le premier critère pris en compte est généralement la capacité d’accueil. Cette donnée, souvent fournie sur simple demande par les gestionnaires des lieux, semble rassurante sur papier. Mais correspond-elle vraiment à la réalité de votre événement ? Trop souvent, ces chiffres ne tiennent pas compte de certains facteurs essentiels, pouvant ainsi entraîner des surprises de dernière minute.

Les hôtels, centres de congrès et autres fournisseurs de lieux événementiels établissent la capacité d’accueil de leurs salles en vertu de divers règlements. Le nombre de personnes pouvant être admises dans une pièce est basé, entre autres, sur les moyens d’évacuation en place et la sécurité. En cas d’incendie ou d’urgence, les invités doivent être en mesure de sortir rapidement et efficacement.

«Ces chiffres ne tiennent pas compte de l’art de vivre, ou si vous préférez, du confort des invités, lance d’emblée Marie Arfeuille, chargée de comptes à l’hôtel Monville. Ils établissent seulement le maximum acceptable pour éviter les drames possibles.» Lors de l’organisation d’un événement, il faut regarder au-delà de ces nombres pour assurer le bon déroulement des activités et l’aise des participants. Une agence événementielle digne de ce nom ne fera jamais de compromis sur l’expérience-invité.

Des chiffres trompeurs
Pour une même salle, plusieurs capacités sont habituellement fournies en fonction de la disposition qui sera privilégiée. Est-ce un événement en formule banquet, cocktail dinatoire ou cabaret? Le nombre de personnes acceptées change grandement d’une formule à l’autre à cause du mobilier qui prend plus ou moins de place.

Sur papier, ces chiffres sont logiques et adéquats, mais ce n’est pas toujours le cas dans la réalité. Croyez-en notre expérience de leader en événementiel, une superficie insuffisante lors d’un événement peut carrément nuire au fonctionnement et au succès de celui-ci. Pensez à une salle surchauffée où tout le monde est entassé comme des sardines. Ou encore à des serveurs ralentis par l’espace limité pour circuler entre les tables. C’est ici que l’expertise d’une agence professionnelle comme SUITE22 événements prend toute son importance.

Idéation avant tout
«Il ne faut pas précipiter la réservation d’une salle avant d’avoir cerné vos besoins concrètement», explique madame Arfeuille. Selon elle, il importe d’avoir fait un bout de chemin en idéation avant d’officialiser le lieu. La présence d’une agence expérimentée facilitera ce processus et permettra de réserver au moment opportun. L’agence a l’habitude de calculer les superficies idéales en fonction du concept et de ses différentes composantes.

Votre événement est unique et comporte des particularités qui influencent la capacité réelle de l’espace que vous convoitez. Si l’événement inclut une partie spectacle, il faut retrancher l’espace nécessaire à la scène. Il en est de même pour la régie technique qui doit impérativement être située en face de la scène pour offrir un contrôle optimal à l’équipe responsable de l’audio-visuel. Si vous prévoyez une piste de danse, sa superficie doit aussi être soustraite du total disponible. Pas question de retirer des tables après le souper pour dégager le plancher. Inviteriez-vous des convives à la maison en plein déménagement?

L’agence événementielle travaille pour vous et s’assurera que le lieu vous convienne. Le marché de l’événementiel n’échappe pas à la pénurie de main-d’œuvre actuelle. Le manque d’expérience ou de formation adéquate chez les fournisseurs fait en sorte que plusieurs responsables ne sont pas en mesure d’évaluer avec justesse les besoins des client·es comme le fait minutieusement Marie à l’hôtel Monville : «Les établissements signature ou haut de gamme ne vont jamais empiler des invités pour faire plus d’argent, il en va de notre réputation , lance-t-elle avec fierté.

Les propriétaires de salle ne feront pas le suivi avec vos autres fournisseurs pour évaluer l’espace à retrancher pour la technique, le photo booth que vous souhaitez ou les stations culinaires prévues. L’agence événementielle est donc un allié protecteur qui vous permettra d’éviter les faux pas en évaluant réalistement vos besoins.

Astuce de pro
La réservation tentative est un choix astucieux. «Il s’agit d’une location sans aucun engagement financier de votre part, explique notre experte. L’établissement vous réserve la salle désirée à la date de votre choix et vous avisera dès qu’un·e autre client·e potentiel manifeste de l’intérêt pour la même salle que vous à la date sélectionnée. Vous aurez, le cas échéant, le devoir d’officialiser la réservation ou de l’abandonner.» Cette manière de faire est courante dans le milieu. Les fournisseurs de salles y sont habitués.

Envie de bénéficier de conseils d’expert afin de choisir le lieu idéal pour votre événement? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de veiller à vos intérêts. Communiquez avec Nadine Ménard au [email protected]

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Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.