Lorsqu’on planifie un événement, on aime généralement lui accoler des superlatifs comme «mémorable» ou «grandiose». La vérité, c’est que ces adjectifs correspondent rarement aux véritables besoins de l’entreprise. Le «design thinking» est un outil qui vous permet d’y voir plus clair et d’identifier une promesse événementielle.
Le design thinking, qu’est-ce que c’est ?
«C’est un processus qui favorise l’innovation dans vos événements et un prédicteur de succès», résume Anthony Horng, stratège en communication design thinking. Pour satisfaire quelqu’un, il faut connaitre son besoin. Rien ne sert d’épater les employés·e avec un repas de sept services s’ils ont besoin d’être rassurés quant à l’avenir de l’entreprise.
Le design thinking n’est pas une formule magique qu’on met en place en criant ciseaux. Le processus demande un investissement de temps. L’humain doit être au centre de la réflexion, aussi bien celui qui organise que celui qui participe. Voilà pourquoi on formera, dès le début, un comité réunissant non seulement les organisateur·rices, mais les patron·es, les employé·es et les intervenant·es externes.
Pour rendre un événement significatif, il faut en prévoir les objectifs. À ce stade-ci, il est important de comprendre que les objectifs de l’organisateur et ceux des participant·es peuvent être divergents. «Il y a ce qu’on veut dire et ce que l’autre a besoin d’entendre, explique Anthony avec justesse. Et les deux sont importants dans la mise sur pied et l’idéation de votre concept événementiel.» Il importe donc d’identifier l’état d’esprit avec lequel l’invité·e se présente à l’événement et celui dans lequel on souhaite qu’il quitte. Tout le design thinking visera à effectuer cette transformation.
Réflexion avant logistique
On ne le répètera jamais assez: l’idéation est un incontournable pour garantir le succès d’un événement. Réfléchir en amont permet d’éviter les faux pas, de rendre le tout cohérent et de dénicher les meilleures idées au meilleur prix.
Voilà pourquoi la présence d’une tierce partie, comme une agence événementielle, est utile et précieuse. À l’image du psy qui a un pas de recul pour vous aider à faire le tri dans ce que vous vivez, une agence comme SUITE22 Événements possède un regard neutre.
Pour bien vous servir, on se doit d’être empathique. Plus vous serez honnête et transparent sur ce que vit votre entreprise, plus l’agence événementielle pourra vous aider à créer un événement qui fera changer les choses. S’il y a de la grogne chez les employé·es, si l’entreprise est en restructuration, si l’année qui se termine a été difficile financièrement, mieux vaut partager l’information. L’agence aura ainsi en main toutes les cartes à utiliser pour conceptualiser un événement dont les retombées seront multiples pour vous.
La promesse événementielle
Peu importe le temps que vous consacrerez à l’idéation, votre priorité doit être d’identifier une promesse événementielle. Qu’est-ce qui va ressortir de l’événement? En se basant sur les attentes conjointes des organisateur·rices et des participant·es, quel changement veut-on créer? Est-ce de rassurer les employé·es après une année financière difficile? Est-ce d’insuffler un sentiment d’unité et appartenance après l’embauche de nouveau personnel.
Cette promesse événementielle deviendra en quelque sorte votre fil conducteur pour la suite des choses.
Un pour tous et tous pour le même objectif
La promesse événementielle doit être communiquée à tous les fournisseurs de services qui participent à l’événement. Elle orientera leur travail et contribuera à l’atteinte de votre objectif. Tout le monde parlera le même langage.
Si vous vous engagez à unifier l’équipe, on pourra, par exemple, privilégier un cocktail dinatoire où chacun est libre d’aller à la rencontre des autres. On demandera au photographe de prendre des clichés de groupe, dans l’action; plutôt que des photos protocolaires de la direction. On mettra en vedette les bons coups des membres du personnel; plutôt que de vanter les mérites de l’entreprise, etc. Votre maître de cérémonie misera sur une animation dynamique et interactive plutôt que sur la simple lecture de textes.
La promesse événementielle mérite aussi d’être annoncée aux invité·es, et ce même avant le début de l’événement. On peut penser au carton d’invitation ou au courriel conviant les gens. Cela fera en sorte que chacun arrive disposé à contribuer, à sa manière, à l’objectif établi.
La philosophie de la promesse événementielle et du design thinking convient aussi bien aux petites qu’aux grandes organisations. Car même avec un budget restreint, il est possible de revenir à la base et de créer un événement qui réponde à un besoin plutôt que de jeter de la poudre aux yeux de vos invités.
Envie de formuler une promesse événementielle pour votre prochain événement ? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à cerner vos besoins et ceux de vos invités. Communiquez avec Nadine Ménard au nadine@suite22evenements.com
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Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes et ce, depuis 2005.