La mise sur pied d’un événement peut se révéler plus longue et compliquée qu’elle n’était anticipée. C’est qu’il est facile de dévier de son objectif initial au contact des mille et une possibilités extravagantes du milieu événementiel. Plusieurs organisateur·rices cherchent à créer un feu d’artifice pour épater la galerie, plutôt que de miser sur la qualité de l’expérience des invités. Pourtant, simplicité et efficacité sont les mots d’ordre de l’événementiel réussi.
SUITE22 Événements se distingue dans le milieu événementiel depuis 2005. Nous avons toujours eu une approche «gros bon sens». Nous martelons régulièrement à nos client·es qu’il faut se centrer sur l’humain et revenir à la base. Revenir à la base, c’est tenter par tous les moyens de faire passer un agréable moment à vos invité·es. Nous y arrivons avec quelques préceptes simples dont nous ne dérogeons pas.
Faciliter la logistique
Un événement sera agréable pour les participants si sa logistique est simple et qu’elle est communiquée efficacement.
On peut penser, entre autres, à la facilité d’accès au site événementiel. Les invité·es devraient connaître l’emplacement des espaces de stationnement et être informés des transports en commun desservant l’endroit. Ces informations peuvent être communiquées par un courriel pré-événement.
Veillez aussi à mettre un humain à l’accueil pour remettre un dépliant logistique. N’attendez pas qu’on vous demande où sont les vestiaires, les salles de toilettes, les bornes de recharge pour les appareils électroniques ou les stations d’eau. Soyez proactif en consignant tous ces détails sur un plan remis à l’arrivée.
En résumé, mettez-vous dans les chaussures de l’invité·e: qu’est-ce qui lui facilitera la vie ? En faisant preuve d’empathie, votre événement ne pourra être que gagnant.
Bien choisir les humains
Ici, je ne parle pas de trier les invité·es sur le volet, mais de choisir méticuleusement le personnel. En ce sens, l’accueil est un moment crucial. Assurez-vous d’avoir du personnel souriant, en nombre suffisant et qui a le goût d’accueillir les invité·es.
Établissez un code de conduite pour ces employé·es. Par exemple: interdiction de consulter votre cellulaire personnel. Rappelez-vous que ce premier contact humain donne le ton pour l’ensemble de votre événement.
Communiquez vos attentes à l’avance pour tous vos fournisseurs, de l’équipe technique au personnel de service. Ça évitera les frictions pendant l’événement.
Miser sur la simplicité
Si vous pensez que tout ce qui rendra votre événement mémorable coûte cher, vous faites fausse route! L’image de marque de votre entreprise correspond à ses valeurs. Il existe des centaines de façons, souvent gratuites, de les mettre de l’avant. À commencer par mettre en valeur les invité·es, quels qu’ils soient: employé·es, partenaires ou clients.
Pour un événement réussi, il faut miser sur l’engagement de votre auditoire. Pour générer de l’interactivité et de la participation active.
Prioriser
Votre événement s’inscrit malgré tout dans un cadre bien réel: son budget. Il faudra donc prioriser.
Chez SUITE22 Événements, nous croyons que les deux postes de dépense prioritaires sont le site événementiel et le service traiteur. On vous pardonnera facilement une décoration de salle déficiente ou des centres de table couci-couça si le repas est satisfaisant, qu’il y a à boire et que le lieu correspond à l’ambiance désirée.
Le site doit être à l’image de l’entreprise. On imagine mal une grande entreprise en technologie dans un décor rustique; au même titre qu’on ne suggèrerait pas à une petite entreprise familiale de tenir ses événements dans une vaste salle ultra moderne.
Quant au repas, planifiez le menu en fonction des invité·es. Assurez-vous que ce soit suffisamment copieux pour satisfaire tous les estomacs.
En conclusion, pour revenir à la base et être efficace, l’idéation de votre événement est incontournable. Même si votre budget est modeste, c’est un investissement judicieux qui permettra d’identifier l’essentiel de votre message et la façon judicieuse de le communiquer.
Envie de revenir à la base pour un événement performant respectant votre budget? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de mettre sur pied un événement qui atteindra les objectifs que vous vous serez fixés.
—
Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes depuis 20 ans.
