Silent partners Studio est à la recherche d'un.e coordinateur.trice de studio expérimenté.e et organisé.e pour notre studio de Montréal. Le.a coordinateur.trice de studio supervise les projets Asana, organise les tâches et s'assure du bon déroulement du travail pour les designers. Il.elle assiste le Studio Manager dans la gestion des pigistes et des ressources. De solides compétences organisationnelles, le multitâche, l'attention aux détails et la maîtrise du français et de l'anglais sont essentiels pour réussir dans cet environnement créatif.

Responsabilités principales

• Créer des projets Asana pour les designers :
• Mettre en place de nouveaux projets dans Asana adaptés à la portée, aux délais et aux exigences spécifiques de chaque designer.
• Organiser les tâches au sein de chaque projet, en les assignant aux designers appropriés.
• Veiller à ce que toutes les ressources et la documentation nécessaires soient facilement accessibles dans chaque projet Asana.
• Contrôler et ajuster en permanence les projets dans Asana si nécessaire, en tenant compte de l'avancement du projet et de tout ajustement de la portée ou du calendrier.

Gestion des candidats et des pigistes 

• Gardez toutes les informations pour les nouveaux candidats et les pigistes à jour dans Asana, y compris les coordonnées, les ensembles de compétences et la disponibilité.
• Communication et coordination dans Slack :
• Surveiller les canaux Slack liés au projet et les messages directs pour s'assurer que les membres de l'équipe complètent leurs checkouts avec les mises à jour nécessaires.
• Gérer et faciliter la communication efficace des mises à jour et des transferts entre les membres de l'équipe.

Budget et répartition du temps:

• Superviser les heures de travail avec le Studio Manager pour les projets dans Function Point afin de s'assurer que les budgets sont alignés pour le PM et les producteurs créatifs.

Gestion des ressources

• Coordonner avec le directeur du studio les fournisseurs externes/départements internes afin d'obtenir les ressources, les outils et les matériaux nécessaires aux projets.
• Aider le directeur du studio à gérer les licences de logiciels, le matériel de conception et les autres outils nécessaires à l'équipe de conception.

Soutien à l'équipe 

• Aider le directeur du studio à coordonner les activités liées au projet, notamment en programmant des réunions, en préparant les ordres du jour et en rédigeant les comptes rendus des réunions.
• Participer à l'organisation et à la coordination d'événements ou de présentations liés au projet.
• Apporter un soutien à l'équipe opérationnelle.

Flux de travail 

• Collaborer avec le Studio Manager pour identifier les domaines à améliorer et mettre en œuvre les meilleures pratiques pour le déroulement des projets.

Qualifications

• 2 à 4 ans d'expérience dans un poste de coordination de projet et/ou de production visuelle ;
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral ;
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel), de l'écosystème Mac ainsi que de Google Suite (Gmail, Google Sheet, Drive), Slack, Frame IO, Dropbox, Asana.
• Connaissance de la production de contenu, de la postproduction vidéo et des technologies des nouveaux médias et de leurs atouts ; 
• Expérience dans la constitution d'équipes avec des ressources internes ainsi qu'avec notre réseau externe ; 
• Capacité démontrée à mener plusieurs tâches de front, à travailler sous pression et à faire partie d'une équipe.
• Disponible pour travailler en dehors des heures de bureau ;
• Intérêt marqué pour les arts de la scène, la conception de contenu créatif, les arts numériques et les nouvelles technologies. 

Compétences et expérience

• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion ;
• Faire preuve d'un leadership positif ;
• Débrouillardise, autonomie et forte capacité d'apprentissage ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière efficace ; 
• Flexibilité face au changement ; 
• Très bien organisé.e et soucieux.se du détail ;
• Réflexion stratégique pour identifier et résoudre les problèmes
• Solides compétences interpersonnelles pour assurer la collaboration avec les membres des différentes équipes et les fournisseurs externes.
• Capacité à faire preuve de discrétion et de discernement.
• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante en suivant des instructions générales
• Être proactif, flexible et dynamique et posséder de solides compétences organisationnelles
• Capacité avérée à rester calme sous pression
• Comprendre et apprécier le travail en équipe
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ;
• Forte éthique de travail.

Conditions de travail

• Contrat permanent à temps plein
• Couverture d'assurance collective incluant le service de télémédecine après 3 mois
• Environnement de travail créatif, dynamique et rapide
• Code vestimentaire décontracté
• Collations et boissons quotidiennes

Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi 21 février 2025