SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la responsabilité de la personne directrice générale, la personne agent de bureau à la gestion des stocks gère toutes les situations entourant l’évolution des stocks des éditeurs.

PRINCIPALES FONCTIONS
Gestion des stocks

1. Enregistrement des nouveautés et des nouveaux fonds dans le système informatique ;
2. En collaboration avec le directeur de la distribution, coordonner l’arrivée et/ou le départ des stocks des éditeurs, transmettre l’information au personnel pertinent à l’interne, faire les mises à jour dans le système informatique ;
3. Préparer et voir à l’envoi des commandes de réassorts aux éditeurs. Le cas échéant, corriger ces commandes à la suite de l’obtention des factures (quantités, éditions, prix, etc.). Faire un suivi des embarquements de réassorts et des nouveautés sur le site du transporteur. Partager cette information avec ses collègues et mettre à jour les informations dans le système informatique ;
4. Assurer un suivi des réimpressions de titres d’éditeurs québécois, organiser les livraisons chez Dimedia. Saisir les commandes dans le système informatique ;
5. Gérer les situations de livres abimés et faire le suivi avec les différents intervenants. Procéder à la certification des pilons, préparer les certificats et la correspondance afférente selon les instructions des éditeurs. Adapter les stocks en conséquence ;
6. Organiser les opérations de déstockage selon les instructions convenues avec les éditeurs ;
7. Préparer et participer à la prise de l’inventaire avec l’équipe de distribution.

Tâches administratives

1. Confirmer la livraison des stocks et corroborer cette information avec les factures du transporteur pour la comptabilité ;
2. Échanger avec les éditeurs sur différentes questions d’intérêts tels, l’arrivée des stocks, la vérification des tirages, les problèmes de livraison, les tirages défectueux, les problèmes de code barre, etc. ;
3. Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et formation

• Diplôme d’études collégiales en sciences humaines (ou en gestion).

Expérience

• Trois (3) ans d’expérience pertinente dans le commerce de détail, préférablement dans le milieu du livre ;

Langues

• Bonne maîtrise du français, tant parlé qu’écrit ;
• Bonne capacité de rédaction en français pour de courts textes.

Connaissance et habiletés informatiques

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

COMPORTEMENTS OU QUALITÉS RECHERCHÉS
Communications

• Bonne capacité d’écoute et de communication interpersonnelle, tant à l’interne qu’à l’externe ;

Qualités recherchées

• Agir avec tact, diplomatie et courtoisie ;
• Sens de l’organisation et des priorités, souci de l’ordre et du détail ;
• Sens de l’initiative et de la créativité ;
• Autonomie et flexibilité ;
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement changeant ;

INDICATEURS DE PERFORMANCE
Le suivi de l’évolution des stocks se fait de façon limpide et transparente :

• Les systèmes sont à jour et les inventaires balancent ;
• Les relations avec les éditeurs sont fructueuses par la qualité du suivi que nous faisons de leurs stocks ;
• Les stocks sont adéquats et disponibles pour fournir les commandes de notre clientèle (librairies) ;
• Le service de la distribution a les bonnes informations pour travailler adéquatement.