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Réception 35%
Comptabilité 30%
Support administratif 35%

Sommaire des responsabilités
Sous l’autorité du directeur général, l'adjointe administrative est responsable de la réception des appels et des visiteurs. Elle assume des tâches diversifiées au niveau de la gestion administrative de l’organisme. Elle supporte les membres de l'équipe dans la réalisation de travaux de nature cléricale ou administrative. Elle participe activement à la tenue des activités sous l'égide de la Chambre.

Réception

• Recevoir et acheminer les appels
• Accueillir les visiteurs, noter leur nom et les personnes visitées.

Comptabilité

• Comptes payables
• Recevoir, classer et entrer les factures dans le système
• Faire l'appariement des factures avec les ententes de services, contrats, etc. pour s'assurer que les prix soient conformes
• Vérifier et concilier les états de comptes des fournisseurs
• Suivre les factures posant problèmes
• Balancer les rapports de dépenses
• Procéder à la facturation dans le système comptable
• Émettre les états de comptes selon les instructions du directeur général
• Procéder aux encaissements des chèques reçus dans le système comptable
• Effectuer le suivi des comptes clients en souffrance et identifier les problématiques
• Effectuer la collection des comptes clients de l'organisme.
• Facturer les membres pour les services rendus par la Chambre de commerce et de tourisme
• Clôture mensuelle
• Autres tâches connexes

Support administratif

• Produire divers documents au traitement de texte pour les membres de l'équipe
• Réviser les divers médias ((hebdos, revues, etc.) et extraire tout texte référant aux activités de la Chambre.
• Préparer les ordres du jours des CE et CA et prendre les notes lors de leur tenue.
• Rédiger promptement les procès-verbaux et les acheminer aux participants. Il en va de même pour toute autre réunion, telle que demandé par son supérieur hiérarchique.
• Prendre les notes lors des réunions hebdomadaires de l'équipe, produire les documents de travail suite aux rencontres
• Facturer les nouveaux membres externes ou autonomes
• Collaboration aux événements de la Chambre

EXIGENCES DU POSTE

• Formation

  • DEP en comptabilité, formation en gestion de bureau, un atout
• Expérience de travail
  • 1 à 3 ans d’expérience en support administratif incluant la comptabilité
• Habiletés requises
  • Maîtrise de l’environnement informatique
  • Précision
  • Souci du détail
  • Aptitudes pour le travail d’équipe
  • Autonomie
  • Entregent
  • Polyvalence
  • Bilinguisme