Date limite : 20 août 2024 / candidatures étudiées en tout temps

Candidature à envoyer via le formualire

Candidature comprenant : UN CV À JOUR EN FRANÇAIS / UNE LETTRE DE MOTIVATION PERSONALISÉE / UN EXEMPLE DE RÉALISATION PERTINENTE / 3 RÉFÉRENCES

Toutes les candidatures recevront une réponse si elles sont conformes aux demandes ci-dessus

DESCRIPTION :
Relevant de la codirection générale, l’adjoint de direction est un soutien pour les opérations administratives, financières et communicationnelles de la compagnie. Il joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien des 2 Mondes en assurant que les processus administratifs sont efficaces et bien organisés et contribue à la réussite des objectifs annuels de la codirection générale adoptés en conseil d’administration.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS :
Administration 40%

Assister la codirection dans la gestion quotidienne du bureau et des ressources humaines sur des missions spécifiques
Agir à titre de répondant aux côtés du codirecteur général et administratif pour la gestion du bâtiment et répondre aux demandes des locataires si besoin
Coordonner les rencontres du comité de direction et du comité bâtiment conjoint ainsi que des diverses réunions impliquant la codirection générale. Assister aux rencontres et collaborer si nécessaire pour rédiger les PV
Agir à titre de principal conseiller sur les questions administratives, contractuelles, légales et financières
Préparer les contrats de location du LAB2M en collaboration avec le responsable technique et sous la supervision du codirecteur général et administratif
Contribuer à la préparation des dossiers et rapports de financement public
Représenter la codirection lors d’évènements/ réunion, s’il y a lieu
Gérer l’agenda du codirecteur général et directeur administratif si demandé
Superviser l’approvisionnement des fournitures de bureau et des logiciels
Coordonner la circulation des renseignements à l'interne
Superviser la personne responsable de la technique et des locations
Maintenir à jour la structure salariale et assurer l’équité salariale interne
Appuyer sur le plan communicationnel et logistique le travail de développement philanthropique

Finances : 30%

Préparer le budget avec le codirecteur général et administratif et les mises à jour budgétaires pour le CA
Contrôler les opérations comptables de l’organisme en partenariat avec Dumont St Pierre
Gérer les factures des fournisseurs, les codifier en vue du traitement comptable et du contrôle par la codirection générale
Coordonner la production des états financiers vérifiés

Relations publiques: 30%

Élaborer un plan pluriannuel de relations publiques
Rédiger des discours / lettres / communiqués
Gérer et mettre à jour le site web de la compagnie
Superviser le travail des différents collaborateurs (designer graphique, imprimeurs, webmestre, etc.) en partenariat avec les personnes en charge de la diffusion et du développement financier

PROFIL ET EXPÉRIENCE :

Baccalauréat en administration ou toute autre formation pertinente
Minimum de 4 ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires, idéalement au sein d’un organisme à but non lucratif
Connaissance du secteur culturel et de la gestion des OBNL requise
Excellente connaissance des notions comptables et financières ;
Expérience en communication pertinente
Maitrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, MailChimp) et de Sage comptable
Polyvalent et faisant preuve de disponibilité
Maitrise impeccable du français et bonne connaissance de l’anglais
Sens de l’organisation et des priorités, rigueur, autonomie et capacité à travailler en équipe
Capacité à respecter des échéanciers serrés et à gérer plusieurs priorités à la fois
Titre Comptable professionnel agréé (un atout)

CONDITIONS :

Horaire : 30/35h semaine, à discuter selon le profil et les besoins
Rémunération : selon l’expérience et conformément à la politique salariale en vigueur
Régime d’assurances collectives après 4 mois de service
6 semaines de vacances
Remboursement de 50% du cellulaire
STM remboursée à 100%
Horaires flexibles avec 2 jours minimum de télétravail
Environnement de travail convivial / petite équipe

Les candidat(e)s éligibles à la subvention salariale Emploi Québec pour une première expérience en emploi OU pour l’intégration en emploi dans un domaine pertinent, sont invité(e)s à déposer leur candidature et à nous informer de leur éligibilité.