AGORA OPUS3 c’est… une firme d’organisation de congrès, d’événements et de réunions ayant des bureaux à Québec et Montréal. Notre équipe est fière d’avoir contribué au succès de plus de 3 000 événements au cours des 26 dernières années. Dans les deux dernières années, AO3 s’est fortement positionnée comme un leader de l’industrie en matière d’événements virtuels.

Travailler chez-nous c’est… Travailler sur des projets stimulants avec une équipe de feu qui travaille réellement en collaboration et qui a à cœur le succès de tous ! C’est avoir de la latitude et participer activement à l’amélioration/l’innovation des projets internes et externes. C’est de pouvoir gérer son horaire et effectuer du télétravail.

Nos valeurs… L’entraide - Le dévouement - L’approche humaine

Dans l’industrie, nous sommes reconnus pour… Notre professionnalisme et notre expertise qui sont mis au profit des clients.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI ET PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Depuis 1994, les professionnels d’AGORA OPUS3 offrent tout l'éventail des services d'organisation de congrès, de réunions d'affaires, d’événements et de formations en format virtuel, présentiel ou hybride.

Sous la responsabilité de la chargée de projets aux inscriptions, le coordonnateur.trice devra faire preuve d’intégrité et de responsabilité, en plus d’avoir la capacité de maintenir d’excellentes relations avec les clients et les fournisseurs. Les principales tâches du coordonnateur.trice consistent à :

  • Gérer les bases de données, les plateformes et les formulaires d’inscriptions;
  • Coordonner le processus d’inscription pour nos clients. Ces tâches pourraient inclure, par exemple:
    • Répondre aux demandes et aux questions des participants (téléphone et courriel);
    • Entrée de données manuelle au besoin et contrôle de la qualité des données
    • Traitement des paiements, émissions des remboursements, facturation et préparation des reçus;
    • Préparation d’invitations et de lettres de confirmation;
    • Préparation du matériel qui sera remis aux participants (ex. cocardes);
    • Envoi et compilation de sondages.
  • Coordonner les besoins des commanditaires, exposants et conférenciers en ce qui a trait à leur inscription, leur hébergement, la facturation et la réception des données nécessaires;
  • Coordonner les inscriptions des participants sur site et la participation des exposants, conférenciers et commanditaires lors de l’événement. 
  • Effectuer diverses tâches logistiques. Ces tâches pourraient inclure:
    • Assignation et mise en place des espaces;
    • Besoins audio visuels incluant le design des présentations Power Point;
    • Sélection de menus;
    • Coordonner la production d’outils de communication, incluant entre autres l’image de marque de l’événement, la signalisation, les présentations et la thématique;
    • Effectuer la recherche d’hôtels et restaurants;
    • Etc.
  • Exécuter toute autre tâche au besoin.

Ce que nous recherchons…

  • AEC ou DEC en secrétariat, bureautique, administration, tourisme ou événements & congrès ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (bilinguisme obligatoire) ;
  • Bonne connaissance des bases de données, telles FileMaker Pro (un atout) ;
  • Être agile avec la technologie ;
  • Être extrêmement organisé.e et structuré.e et être capable d’établir les priorités dans la gestion du travail;
  • Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et comportant des échéanciers serrés ;
  • Minutie, exactitude, rigueur ;
  • Autonomie et capacité à travailler en équipe ;
  • Sens du service à la clientèle très développé ;
  • Disponibilité en dehors des heures normales de travail (soirs et fins de semaine selon les événements à certaines périodes de l’année)  ;
  • Être disposé.e à se déplacer lors des événements.

Ce que nous offrons en échange…

  • Un poste permanent à temps plein, à Québec, Montréal ou ailleurs
  • Un environnement de travail dynamique, bien situé où on a du plaisir
  • Un horaire flexible
  • Une très grande ouverture au télétravail
  • Un bonus à la performance
  • Une contribution REER de l’employeur
  • 3 semaines de vacances par année (+2 à Noël) + congés fériés plus généreux que ceux prescrits par les normes du travail
  • Un programme d’assurances collectives
  • Plan d’intégration et parrainage à l’entrée en fonction
  • Des activités sociales (même à distance!)

Consultez notre site web et nos pages Linkedin/Facebook pour en apprendre davantage sur nous!

Veuillez faire parvenir votre CV à Émilie Lévesque via le formulaire.

Nous remercions tous les candidats qui postuleront sur le poste, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.