Assistant(e) au Congrès mondial et aux événements

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

DESCRIPTION DE L'EMPLOI

L’AISP est à la recherche d'un(e) assistant(e) pour fournir un soutien administratif à l’équipe de planification du Congrès mondial et des événements : le 70e Anniversaire de l’AISP à Paris en 2019 et le Congrès mondial en 2020 à Lisbonne.

Le mandat consiste à contribuer, simultanément, à l’organisation de deux événements : le 70e anniversaire de l’Association (Paris, Novembre 2019) et le Congrès mondial (Lisbonne, juillet 2020).

Préalablement à son embauche, il sera requis que le stagiaire déclare son intérêt, et confirme sa disponibilité et son habileté (passeport) à :

  • Travailler pour l’AISP jusqu’en août 2020.
  • Voyager et travailler du 18 au 24 novembre 2019 (Paris).
  • Voyager et travailler du 20 au 30 juillet 2020 (Lisbonne).

L’assistant(e) sera responsable de communiquer professionnellement avec les participants et traiter sans problème des informations confidentielles et critiques.

Dans ce rôle, il sera crucial d'anticiper les besoins de l'équipe et de travailler avec souplesse pour tenir compte des horaires.

Le/la candidat(e) idéal(e) aura de préférence une expérience en soutien à une équipe, il devra être bien organisé(e), être à l'aise à répondre aux courriels et être connaissant des logiciels de Microsoft Office Suite.

Enfin, cette personne devrait pouvoir rédiger des documents et aider l'équipe dans les préparatifs nécessaires des événements. Le bilinguisme est essentiel (90% de la communication se font en anglais). La connaissance du portugais est un atout.

CONDITIONS D'EMPLOI ET LES AVANTAGES

  • Temps pleins : 35 heures/semaine
  • Durée : 11 mois (9 sept. 2019 au 2 août 2020)
  • Horaire : 9h à 17h
  • Salaire : 15 $ à 18$ de l’heure
  • 9 jours de congés personnels
  • 22 jours de congés annuels (ou compensation équivalente)
  • Voyage à Paris du 18 au 24 novembre 2019
  • Voyage à Lisbonne du 20 au 30 juillet 2020

DATE D'EMBAUCHE

Date d’embauche : 9 septembre 2019.

RESPONSABILITÉS ET LES TÂCHES PRINCIPALES

Correspondance (principalement en anglais)

  • Correspondances et suivis avec les présentateurs de papier et les participants
  • Correspondances et suivis sur les délais et rappels par courriel
  • Gérer les courriels et demandes des participants
  • Gérer les annulations et les remboursements d'inscription

Site web et banque de données

  • Avoir une facilité de s’adapter à plusieurs logiciels
  • Mettre à jour le programme en ligne
  • Saisis des données pour normaliser les données institutionnelles des participants
  • Création et mise à jour du site internet
  • Mise à jour des données relatives au programme, inscriptions et les comptes d'utilisateurs
  • Traiter des transactions et remboursements

Paiements       

  • Traiter les paiements en ligne et les remboursements
  • Aider à la réconciliation de tous les frais d'inscription

Inscription

  • Mise en place du bureau d’inscription
  • Aider à la préparation des badges des délégués et des listes d'inscription
  • Superviser la préparation des sacs de délégués (sur place)

Bourses de voyages et prix

  • Assister avec les bourses de voyage et prix
  • Aider à la distribution des bourses de voyage

Programme académique

Programme en ligne

  • Aider à la préparation de l'horaire des panels, des séances spéciales, des plénières, des réceptions, des cérémonies, des rencontres de comités
  • Attribuer les salles en fonction du programme
  • Entrée l’information dans l’application mobile

Programme imprimé

  • Aider à la production du programme imprimé

Logistiques

  • Aménagement du site: exposants, salles, etc.
  • Soutien au recrutement et à la gestion des bénévoles
  • Modalités pour la sécurité et premiers soins
  • Transport et hébergement : coordonner le voyagement des employés, du Comité exécutif et certains participants
  • Alimentation: coordonner les traiteurs
  • Prévoir les modalités pour les médias
  • Autres tâches connexes
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