Notre équipe de Musique Select est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) passionné(e) pour faire partie d’une équipe dynamique. Tu as le goût d’apporter ta valeur ajoutée et vivre une expérience collaborative au cœur d’une équipe d’experts ? Ce défi est pour toi, viens te joindre à notre équipe !
Sous la supervision de la vice-présidente, l’adjoint(e) exécutif(ve) travaille en étroite collaboration avec celle-ci dans la conduite de ses activités quotidiennes. Il ou elle joue un rôle de soutien important sur le plan administratif, tant dans la gestion quotidienne de son agenda, de ses courriels (au besoin) que dans l’organisation du travail de l’équipe. Il ou elle assure le suivi des dossiers des collaborateurs de la vice-présidente.
Une journée typique
- Assurer un soutien administratif complet : gestion des appels, de l’agenda, des courriels et du courrier, facturation, approbations, dérogations etc;
- Organiser la tenue des rencontres récurrentes (comités de direction, rencontres mensuelles, etc.);
- Élaborer et mettre à jour, à l’aide de modèles, des présentations Powerpoint destinées à des rencontres internes et externes avec la clientèle;
- Effectuer l’organisation des suivis (appels, courriels, To do, etc.);
- Coordonner les voyages d’affaires et tous déplacements extérieurs;
- Préparer les comptes de dépenses;
- Rédiger les correspondances courantes;
- Assurer les suivis auprès de l’équipe de direction sur l’avancement des projets (suivis des comités de direction, etc.);
- Préparer les divers rapports et/ou documents requis;
- Agir à titre de personne ressource pour toutes demandes concernant : les problèmes d’équipement technologique (photocopieur ou autres) et matériel (climatisation, classeur, éclairage ou autres), les demandes de codes d’accès informatique et des cartes d’accès à l’immeuble des nouveaux arrivants ou révoquer ceux des employés partis;
- Rédiger les communiqués internes destinés aux employés et participer à leur création si nécessaire;
- De façon ponctuelle, coordonner des projets reliés à l’équipe (ex : sondage de mobilisation auprès des employés après les rencontres trimestrielles, etc.).
Ce que nous recherchons
- Posséder un DEC en bureautique ou expérience équivalente;
- Une à trois (1 à 3) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires ou reliées;
- Excellente connaissance des logiciels de MS Office;
- Bilinguisme essentiel (écrit et verbal);
- Flexibilité et disponibilité;
- Excellente gestion du stress;
- Respect des échéanciers et des priorités;
- Sens de l’initiative;
- Souci du détail et sens de l’organisation;
- Autonomie et jugement;
- Entregent et diplomatie;
- Bonne capacité à développer des relations interpersonnelles avec différents intervenants;
- Capacité de travailler sur plusieurs projets à la fois.
Notre offre !
- Équipe passionnée, dynamique et créative;
- Participation à divers projets avec des défis stimulants dans un contexte d’effervescence et de changements constants ;
- Lieu de travail à proximité des transports en communs.
