Coordonnateur(trice) aux événements spéciaux

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Statut du poste : Temps plein
Disponible : À partir du mois d’août 2019

En collaboration avec le conseiller des événements spéciaux, le ou la coordonnateur(trice) aux événements spéciaux joue un rôle de première importance en épaulant le conseiller avec les activités de collectes de fonds de la Fondation et des diverses communautés.  Vous avez une facilité à créer et développer d’excellentes relations de travail avec divers intervenants dans un environnement bilingue. Vous avez un bon sens de l’organisation, capable de mener plusieurs dossiers à la fois, et d’excellences compétences écrites et orales en français et en anglais sont indispensables!

TÂCHES :

  • Coordonner les aspects administratifs de la gestion d'événements (facturation, mise à jour des listes de fournisseurs, etc.) et soutien administratif pour la sollicitation de commandites pour les événements;
  • Traitement et suivi des dons pour les événements, conformément aux lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada;
  • Mise à jour des bases de données.
  • Soutien administratif à la planification et la logistique des événements de la Fondation incluant les événements majeurs et communautaires;
  • Planifie et coordonne la production des événements de reconnaissance dans le respect du budget et des échéanciers définis;
  • Coordonner les rencontres de comités et veiller à la production des procès-verbaux lors des rencontres;
  • Coordination avec les fournisseurs;
  • Coordination des outils marketing et des documents de communications pour les événements: mise à jour des pages web, des médias sociaux de l’événement, etc.
  • Représentation occasionnelle à des événements communautaires, y compris les soirs et les week-ends;
  • Production des lettres de remerciements aux donateurs;
  • Assure une vigie de la compétition en ce qui a trait aux outils marketing et propose des actions concrètes pour maximiser la portée de nos outils;

PRINCIPALES EXIGENCES COMPORTEMENTALES À ADOPTER

  • Excellentes capacités communicationnelles, tant au niveau des communications écrites que verbales;
  • Bilinguisme oral et écrit (français, anglais) obligatoire;
  • Bon sens de l’organisation, structure et minutie, de sorte de pouvoir gérer plusieurs projets à la fois;
  • Capacité de travailler sous pression avec divers échéanciers;
  • Autonomie dans l’action, dans le respect de la vision et des façons de faire de la Fondation;
  • Entregent et diplomatie dans ses relations avec les donateurs, bénévoles et partenaires. Excellentes aptitudes relationnelles;
  • Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);
  • Disponible en dehors des heures régulières;
  • Partage les valeurs associées au mandat de l’organisme.

QUALIFICATIONS TECHNIQUES À DÉTENIR

  • Maitrise de la suite Office;
  • Détenir un diplôme postsecondaire en communication, marketing, administration, gestion philanthropique ou dans une discipline connexe;
  • Posséder une expérience de deux (2) ans dans un poste pertinent à celui-ci;
  • Connaissance du logiciel Raiser’s Edge (un atout)

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature avant le 23 juillet 2019 via le formulaire. La Fondation communiquera uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

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TITLE: SPECIAL EVENTS COORDINATOR

Job status: Full-time
Start date: August 2019

In collaboration with the Special Events Advisor, the Special Events Coordinator plays a pivotal role assisting the advisor in fundraising activities for the Foundation and in the community. The candidate should have a natural talent for creating and developing positive working relationships with various parties in a bilingual environment. The candidate must also possess strong organizational skills, with the ability to oversee several projects at once, and excellent written and oral skills in both French and English.

RESPONSIBILITIES:

  • Coordinating the administrative aspects of event management (billing, updating supplier lists, etc.) and providing administrative support in soliciting event sponsors;
  • Processing and following up on event donations, in adherence with Canada Revenue Agency guidelines;
  • Ensuring databases are up-to-date;
  • Administrative support in the planning and logistics of the Foundation’s special events, including flagship events and community initiatives;
  • Planning and coordinating the production of recognition events, while adhering to strict budgets and deadlines;
  • Coordinating committee meetings and overseeing meeting minutes;
  • Coordinating with suppliers;
  • Coordinating marketing tools and communications documents for events: updating event websites and social media accounts, etc.;
  • Attending community events on occasion, including evenings and weekends;
  • Writing thank you letters to donors;
  • Remaining up-to-date on marketing tools used by competitors and proposing concrete solutions to maximize the effectiveness of our tools.

PERSONAL QUALITIES

  • Excellent communication skills, both written and oral;
  • Fluency (written and spoken) in French and English;
  • Strong organizational skills and attention to detail, as well as the ability to manage several projects at once;
  • The ability to work under pressure with various deadlines;
  • The ability to work autonomously, in accordance with the Foundation’s vision and standard procedures;
  • Strong people skills and diplomacy in relationships with donors, volunteers and partners. Excellent interpersonal skills;
  • A client-based approach (respecting commitments, being proactive and responsive);
  • Availability outside of regular work hours;
  • An adherence to the values associated with the organization’s mandate.

REQUIREMENTS

  • Mastery of the Office suite;
  • A post-secondary degree in communications, marketing, administration, philanthropy or similar;
  • Two-year experience in a related position;
  • Knowledge of Raiser’s Edge software an asset.

Those interested in submitting an application should send it via the form before July 23rd, 2019. Only candidates selected for an interview will be contacted.

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