Coordonnateur(trice) logistique aux Évènements

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Description de poste

Les Événements Les Affaires produisent plus de 75 événements destinés aux professionnels et aux gens d'affaires du Québec, sous forme de conférences, de webinaires, de missions commerciales, salons ou de formations.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité, vous avez une vision axée sur les résultats ? Nous souhaitons vous rencontrer !

En travaillant de pair avec les différentes équipes des événements Les Affaires (contenu, marketing et ventes) vos principales responsabilités consisteront à coordonner la préparation et la livraison de chaque événement conformément aux processus et aux standards de qualités établis. Vous contribuerez également au rayonnement de chaque événement en maximisant les opportunités de visibilité auprès des partenaires.

Principales responsabilités :

  • Organiser et planifier la logistique des conférences Événements les affaires
  • Coordonner l’activation des commandites pour chacune des conférences;
  • Assurer des suivis logistiques avec les conférenciers de chaque conférence ;
  • Effectuer la réservation de transport, hébergement et autre selon les besoins des événements;
  • Planifier des réunions préparatoires pour les conférences;
  • Produire le cahier des participants, les affiches, les PPT et le matériel des commanditaires au besoin;
  • Planifier et coordonner les besoins logistiques des événements avec les divers fournisseurs (audiovisuel, impression, lieux de conférences, graphiste, etc.) 
  • Négocier les tarifs et arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés
  • Assurer un suivi des revenus des événements, coordonner la gestion des dépenses et assurer une veille sur le rendement des conférences;
  • Coordonner la réception du matériel nécessaire en effectuant des suivis avec les conférenciers et commanditaires ;
  • Servir de point de contact pour les conférenciers sur leurs besoins en logistique
  • Préparer et planifier les plans de salle et les déroulements des conférences;
  • Développer des ententes de partenariats pour augmenter le rayonnement des événements :
  • Négocier de nouvelles ententes avec des associations sectorielles
  • Créer du matériel promotionnel et en coordonner l’envoi auprès de ces partenaires
  • Suivre les actions et les résultats

Pour remplir ces fonctions vous devez :

  • Avoir une formation en organisation d’événements
  • Avoir un minimum de 2 ans d’expérience en coordination d’événements;
  • Avoir le souci du détail, être extrêmement bien organisé, structuré et rigoureux ;
  • Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;
  • Avoir de fortes habilités rédactionnelles en français ;
  • Être en mesure de communiquer aisément en anglais (écrit et parlé)
  • Être proactif dans l’accomplissement du travail ; 
  • Posséder des habiletés à établir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs ;
  • Maîtriser les logiciels Photoshop, Outlook, Word, Excel
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