Entre le café, la pause-pipi, choisir sa playlist du jour, sauter d’un appel Zoom à un autre, faire le suivi des courriels, et voir votre liste de tâches s’allonger, vous avez de la difficulté à vous retrouver ? Rester concentré·e pour ne pas succomber aux distractions est un réel fléau ! Dites adieu à la procrastination avec la technique du time blocking. En réservant une plage horaire par tâche, vous vous empêchez de consacrer ce créneau à d’autres tâches. Sauf lorsque c’est justifié — votre gestionnaire qui vous demande une tâche plus urgente, comme éteindre des feux, par exemple. :) Le time blocking devrait vous aider à lutter contre les distractions.

En quoi consiste cette méthode ?
Lorsque vous planifiez votre journée, réservez le temps nécessaire pour chacune des tâches que vous avez à accomplir : c’est-à-dire des plages horaires de 30-45 minutes, 1 heure, 3 heures, et ainsi de suite. Vous pouvez aussi commencer par bloquer de plus petits créneaux pour des tâches très spécifiques et plus petites, entre 15 et 30 minutes.

Pourquoi ça fonctionne ?
Le time blocking est efficace, puisqu’il repose sur le principe de tâche unique, contrairement au multitâche. Le multitasking divise notre attention et notre capacité à nous concentrer. La nature de la tâche unique du blocage du temps peut améliorer la productivité jusqu’à 80 %. Vous pouvez vraiment vous concentrer pendant une heure ou deux à la fois et faire un travail en profondeur.

Si jamais vous êtes décontenancé·e et que vous ne savez plus quoi faire, il vous suffit de consulter votre calendrier, de trouver le créneau horaire approprié et de vous remettre au boulot. Vous ne perdez donc pas de temps ni d’énergie à décider sur quoi vous devriez travailler. Le secret de cette méthode consiste à regrouper des tâches qui peuvent prendre du temps, mais qui sont nécessaires (comme répondre aux courriels et faire des tâches administratives) et à les planifier en bloc sur votre calendrier. Au fil du temps, vous gagnerez en productivité en ne sautant pas d’une tâche à l’autre sans structure, ce qui permettra à votre esprit de rester concentré sur un type de projet à la fois.

Alors, comment fait-on en cinq étapes simples ?

Choisissez un calendrier
Vous pouvez opter pour la bonne vieille méthode papier-crayon-agenda, mais le time blocking sera peut-être plus efficace si vous optez pour un calendrier électronique comme Todoist, Sunsama, Google Calendar.

Divisez votre journée en tâches
Bloquez des créneaux pour les tâches faisant partie de votre routine hebdomadaire et estimez la durée de chacune. Divisez ensuite vos plus grands projets en plus petites tâches. Enfin, complétez les trous restants dans votre horaire avec des projets en cours.  

Pensez aux temps de pause
Ne remplissez pas votre calendrier sans prévoir de temps de repos entre les tâches ! Surtout celles qui sont ardues et très longues. Définissez ces temps de repos pour souffler un peu et gardez également une marge de manœuvre pour des tâches qui demandent plus d’efforts, au cas où elles s’éterniseraient plus que prévu.

Soyez flexibles
Vous devez apprendre à moduler les créneaux selon les circonstances. Certains jours, vous pouvez avancer moins rapidement, vous pouvez avoir sous-estimé la durée d’une tâche ou une autre s’est ajoutée à la liste : les imprévus peuvent arriver et c’est tout à fait normal. Jouez avec vos blocs de tâches et déplacez-les à un moment où vous serez en mesure de vous en occuper.

Réservez du temps pour planifier
N’oubliez pas de vous réserver du temps pour planifier votre time blocking. Un truc? Le faire dès la première heure le lundi matin ou encore à votre dernière heure de travail de la semaine afin d’organiser celle à venir.

Bonus
La technique Pomodoro, vous connaissez ? Plutôt que de penser en heures, pensez en « tomates » ! (Pomodoro signifie tomate en italien.) Cette populaire technique de gestion de temps vous demande d’alterner des pomodoros (séances de travail ciblées) entrecoupées de courtes pauses fréquentes afin de favoriser une concentration soutenue et éviter la fatigue mentale.

Comment s’y prend-on ?

• Choisissez une seule tâche sur laquelle vous voulez vous concentrer
• Réglez la minuterie sur 25 minutes
• Bossez sur votre tâche jusqu’à ce que l’alarme sonne
• Faites une pause de 5 minutes
• Travaillez encore 25 minutes
• Après 3-4 périodes de travail de 25 minutes, prenez une pause plus longue de 20-30 minutes

Pour finir, n’oubliez pas de ne pas vous mettre trop de pression pour être productif·ve et aller vite, vite, vite. Le travail bien accompli n’est jamais une perte de temps !