Les patrons qui réussissent organisent des réunions efficaces. Les salles de réunion ne doivent pas toujours être synonymes d’ennui. Voici quelques façons de gérer vos réunions de manière stratégique, mais authentique. Si vous voulez mener une réunion réussie, vous devez constamment penser aux participants. Qu’est-ce qui les rend confortables durant le meeting ? Pouvez-vous vous assurer que tout le monde soit engagé et entendu ? Comment faites-vous pour que vos participants participent à la réunion, au lieu d’être simplement des spectateurs passifs ? Heureusement, il existe un processus pour cela.

Ayez un objectif de réunion clair

Assurez-vous que tout le monde sache que vous êtes là pour accomplir/réaliser un objectif. Si vous pouvez venir avec un seul élément que vous souhaitez réaliser, puis réussissez, alors tout le monde repartira de la réunion avec l’impression d’avoir accompli quelque chose.

Écrivez un ordre du jour et gardez-le simple

Assurez-vous que tout le monde sait ce que vous allez couvrir et dans quel ordre. Il vous aide à garder la réunion sur la bonne voie et donne à vos participants un sentiment d’inclusion dans le processus.

Restez concis

Tout le monde a beaucoup à faire (et a une courte durée d’attention !). Plus vous pourrez tenir la réunion brève, plus les gens vous remercieront.

Bookez une pièce confortable

Avec des chaises à table pour tous ! Si les gens se sentent mal à l’aise ou sont placées à l’arrière de la salle, ils ne seront pas réceptifs à la réunion et se concentreront plus sur leur inconfort.

Choisissez le bon siège

Si c’est une réunion autour d’une longue table, en tant que leader/patron, vous devez vous asseoir au milieu, pas au bout. De cette façon, vous êtes plus proche de votre équipe et vous envoyez un message qui dit que la réunion est en fait une discussion.  

Apportez de quoi vous mettre sous la dent 

Tout le monde aime la nourriture. Apportez café, fruits, jus, pâtisseries, bref, petites bouchées !

Exit le portable

En début de réunion, demandez à tout le monde de mettre leur téléphone de côté pour la durée de la réunion afin de vivre une meilleure expérience (et ne pas être interrompu !).

Assurez-vous que tous les principaux intervenants seront présents

Rien de pire que de constituer un groupe sans un décideur clé. Confirmez les RSVP et envoyez un rappel de réunion la veille.

Gardez la réunion légère

Si vous pouvez trouver un moyen de rendre la réunion amusante, les gens vous remercieront.

Gardez le focus

Si quelqu’un essaie d’amener la réunion dans une autre direction, dites que c’est une excellente idée, et qu’une autre réunion distincte sera planifiée pour en discuter.

Assurez-vous que tout le monde soit entendu

Faites attention aux réactions des gens à la discussion. Souvent, vous apercevrez quelqu’un qui essaie de prendre la parole, mais qui rate son tir. Si quelqu’un semble patiner, donnez-lui la parole.

Incitez la participation de tous

Si quelqu’un semble calme ou réfléchi, demandez-lui directement son avis. Et si quelqu’un ne porte pas attention, « rappelez-le à l’ordre » !

Prenez des notes de groupe

Si vous notez les opinions des gens, cela leur donne du poids – et cela aide également les participants à trouver des solutions lors de la réunion.

Récapitulez

Récapitulez les principales conclusions et les prochaines étapes à suivre. Réitérez comment le groupe a accompli avec succès la tâche à accomplir.

Remerciement

Remerciez votre équipe d’avoir pris le temps de vous rejoindre pour la réunion. Le temps, c’est précieux ! De plus, si vous pouvez conclure la réunion 5 minutes avant l’heure prévue, les gens vous en seront reconnaissants.

Envoyez un compte-rendu de la réunion

Envoyez un compte-rendu de la réunion le jour même ou le lendemain au plus tard. Assurez-vous qu’il est clair qui est responsable de quel suivi et quand. Et si vous avez besoin d’une réunion de suivi, envoyez l’invitation immédiatement. Cela donne aux gens le sentiment que le projet progresse.

En fin de compte, tout est question d’anticipation. Si vous pouvez réfléchir à l’avance au but et au déroulement de la réunion, vous êtes sûr d’avoir une réunion réussie.